如何成為一名優(yōu)秀的活動(dòng)策劃人？
知識(shí)分享- 標(biāo)題：如何成為一名優(yōu)秀的活動(dòng)策劃人？
近些年是廣告策劃業(yè)大發(fā)展的時(shí)代，尤其是近年來(lái)興起的大型發(fā)布會(huì)、賽事的舉辦熱潮讓活動(dòng)策劃行業(yè)得到了長(zhǎng)足發(fā)展，公關(guān)活動(dòng)從企業(yè)公關(guān)、政府公關(guān)，發(fā)展到各行各業(yè)，從一般的新聞發(fā)布、媒介宣傳及市場(chǎng)推廣的營(yíng)銷公關(guān)到各大型活動(dòng)策劃，公關(guān)領(lǐng)域不斷拓寬，中國(guó)公關(guān)活動(dòng)市場(chǎng)已初步形成，并繼續(xù)保持良好的增長(zhǎng)勢(shì)頭。面對(duì)這樣的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，活動(dòng)策劃行業(yè)正朝著專業(yè)化、規(guī)劃化和品牌化的方向邁進(jìn)，行業(yè)的發(fā)展勢(shì)必需要大量的優(yōu)秀人才，那么，如何成為一名優(yōu)秀的活動(dòng)策劃人，在活動(dòng)策劃行業(yè)中占得一席之地呢？以下內(nèi)容是翻譯的國(guó)外關(guān)于活動(dòng)行業(yè)活動(dòng)策劃崗位的一篇文章，對(duì)于新入行或者即將入行的菜鳥會(huì)很有幫助，對(duì)于行業(yè)里的老司機(jī)來(lái)說(shuō)也可以借此梳理一下自己的職業(yè)規(guī)劃。
活動(dòng)策劃是一個(gè)適合你的職業(yè)嗎？
這是一個(gè)重要的問(wèn)題！毫無(wú)疑問(wèn)活動(dòng)策劃屬于那種正在成長(zhǎng)的行業(yè)，而且是其中欣欣向榮的那個(gè)。對(duì)于一個(gè)優(yōu)秀，稱職的活動(dòng)策劃人而言，他將會(huì)達(dá)到其職業(yè)生涯中無(wú)限的高度。但是像其他行業(yè)一樣，活動(dòng)策劃工作并不是適合每一個(gè)人。接下來(lái)我們將討論作為一個(gè)成功的活動(dòng)策劃人必須擁有的技能和品質(zhì)，和為什么你會(huì)選擇它作為職業(yè)，以及在你通向事業(yè)成功的道路上盡量應(yīng)該去避免的彎路。
你將會(huì)需要的能力！
在進(jìn)一步討論前，讓我們花點(diǎn)時(shí)間先了解一下所有成功的活動(dòng)策劃人所擁有的共同的能力。如果你正考慮在這個(gè)行業(yè)里成就一番事業(yè)，那么你需要擁有這些能力：
卓越的溝通與交流能力
作為一個(gè)活動(dòng)策劃師需要這些技能自信地向潛在的客戶展示自己，與不同類型的客戶群體互動(dòng)，能夠與供應(yīng)商建立有價(jià)值的關(guān)系并與客戶保持良好的人際關(guān)系。具體地說(shuō)，你需要：優(yōu)秀的口頭和書面表達(dá)能力；有能力和各種各樣的人一起工作；在壓力環(huán)境下能機(jī)智老練，耐心，冷靜的對(duì)待客戶；有能力與陌生人建立舒適的互動(dòng)交流；(包括潛在客戶和供應(yīng)商)。
規(guī)劃時(shí)間和多重任務(wù)執(zhí)行能力（統(tǒng)籌能力）
成功的活動(dòng)策劃人為確保不放過(guò)任何的疏漏應(yīng)該具備的技能！
工作中你會(huì)遇到大量的有到期時(shí)間的任務(wù)，需要你通過(guò)統(tǒng)籌和組織去確保每一項(xiàng)任務(wù)按期完成。比如：你會(huì)在同一時(shí)間為多個(gè)活動(dòng)協(xié)調(diào)多個(gè)供應(yīng)商，必須確保一切都在按計(jì)劃進(jìn)行。具體的說(shuō)你需要：設(shè)置和管理最后期限時(shí)間的能力；能夠在很短的時(shí)間內(nèi)處理多重任務(wù)的工作能力；具有提前預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的問(wèn)題并能預(yù)先制定解決方案的能力；重要的事情再說(shuō)一次，所有的這些能力都是以良好的溝通能力為基礎(chǔ)的。
從事這個(gè)行業(yè)的底線
如果你不喜歡與人打交道，你最好就不要進(jìn)入活動(dòng)策劃行業(yè)。如果你不反感甚至是喜歡各種表格和時(shí)間日歷，并有按期完成任務(wù)的習(xí)慣與能力，那么這是一個(gè)適合你的行業(yè)。
策劃與執(zhí)行能力
這是顯而易見的!如果你要策劃和執(zhí)行一個(gè)活動(dòng)，你必須能夠想象一場(chǎng)成功的活動(dòng)，并采取所有必要的步驟。讓這一愿景成為現(xiàn)實(shí)。你需要：
創(chuàng)造性的能力
對(duì)細(xì)節(jié)的高度關(guān)注；基于客戶模糊的描述能夠想象一個(gè)主題；解決問(wèn)題的勇氣與能力。
強(qiáng)烈的職業(yè)道德和靈活性
作為一個(gè)活動(dòng)策劃師可能會(huì)時(shí)常面對(duì)娛樂(lè)和游戲，但它仍然是一個(gè)工作! 通常出現(xiàn)的情況是：當(dāng)活動(dòng)已經(jīng)按既定流程開始進(jìn)行了，你會(huì)工作很長(zhǎng)時(shí)間幾小時(shí)甚至幾天。特別是，你需要：你應(yīng)該有一個(gè)更加靈活的工作時(shí)間表來(lái)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的夜晚加班和周末工作；有愿意長(zhǎng)時(shí)間連續(xù)工作，以滿足即將接近的任務(wù)的最后期限；良好的壓力管理能力
底線：如果你會(huì)為一個(gè)概念，因你的方法而變?yōu)閯?chuàng)意的現(xiàn)實(shí)而感到興奮，那么你是非常適合這個(gè)崗位。
底線：為了成為一個(gè)成功的活動(dòng)策劃人，你必須接受周末工作，而不僅僅是早九晚五的正常工作日。
為什么要做一個(gè)活動(dòng)策劃人？活動(dòng)策劃是一個(gè)值得干的行業(yè)
活動(dòng)策劃人會(huì)持續(xù)的影響到客戶的一生，策劃人會(huì)參與到人生中不同的重要時(shí)刻，像婚禮的慶典，生日和退休派對(duì)，公司的開業(yè)，產(chǎn)品的推廣，公司的周年慶典等等。
作為策劃人，你會(huì)精心安排對(duì)客人們充滿誘惑的美食。為了符合活動(dòng)的主題和配色方案，你必須小心細(xì)致的設(shè)計(jì)桌面裝飾物。你的時(shí)間管理和組織統(tǒng)籌能力讓方案在預(yù)算內(nèi)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，客戶的愿望將會(huì)實(shí)現(xiàn)，并不會(huì)讓他們產(chǎn)生壓力感。
活動(dòng)策劃人具有獨(dú)特的機(jī)會(huì)去幫助社會(huì)，改變世界!
你可能會(huì)為當(dāng)?shù)氐拇壬茩C(jī)構(gòu)策劃籌款活動(dòng)來(lái)幫助別人，策劃各種環(huán)境保護(hù)等有社會(huì)價(jià)值的活動(dòng)來(lái)改變社會(huì)。
活動(dòng)策劃是一個(gè)創(chuàng)造激情的行業(yè)
作為一個(gè)策劃人，你可以獲得客戶的想法并發(fā)散，實(shí)現(xiàn)這些想法。為活動(dòng)而誕生的策劃案的主要部分必須是以獨(dú)特的呈現(xiàn)方式來(lái)契合活動(dòng)的目標(biāo)與客戶的興趣。根據(jù)活動(dòng)的類型，你會(huì)為客戶選擇活動(dòng)主題，現(xiàn)場(chǎng)的配色方案，現(xiàn)場(chǎng)裝飾，選擇主持人或娛樂(lè)表演，甚至是那些獨(dú)特而有創(chuàng)意的互動(dòng)游戲。
這是一個(gè)需要天賦和想象力的工作。當(dāng)你總結(jié)活動(dòng)時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)成功的活動(dòng)一定是令人快樂(lè)和喜歡的，“帶來(lái)樂(lè)趣”正是活動(dòng)策劃的責(zé)任。
活動(dòng)策劃到處都是機(jī)會(huì)
想在這個(gè)領(lǐng)域里獲得成功的唯一障礙是你自己的創(chuàng)意!在學(xué)校里聽到最多的問(wèn)題是：“你不認(rèn)為我作為活動(dòng)策劃來(lái)說(shuō)太年輕了或者是太老了。”通常的回答是：“與此無(wú)關(guān)，應(yīng)該把年齡看作機(jī)會(huì)。”
在這個(gè)行業(yè)里不僅僅是年齡能帶來(lái)機(jī)會(huì)。你還可以利用你獨(dú)特的背景、經(jīng)驗(yàn)和興趣在不同的行業(yè)客戶中展示你的創(chuàng)意優(yōu)勢(shì)。
如果你有更多的專業(yè)背景，還可以從事公司會(huì)議，非盈利活動(dòng)等等一些具有行業(yè)背景的活動(dòng)項(xiàng)目的策劃。
比如你本身是一個(gè)素食主義者，那么你可能對(duì)動(dòng)物保護(hù)和素食團(tuán)體的活動(dòng)策劃是非常熟悉的，你就很容易成為這類型活動(dòng)的專家。
唯一的障礙就是，你自己的創(chuàng)造力和想象力了。
極力避免的錯(cuò)誤
我們談到了作為一個(gè)成功的活動(dòng)策劃人應(yīng)該具有的能力，以及為什么這個(gè)行業(yè)對(duì)于你來(lái)說(shuō)可能是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。那么接下來(lái)，我們將告訴你對(duì)于活動(dòng)策劃人來(lái)說(shuō)最容易犯的幾個(gè)錯(cuò)誤，以及如何避免它們!
誤解
你與你的客戶之間溝通上的誤解會(huì)導(dǎo)致失敗。你的客戶對(duì)于他們自己的活動(dòng)一定是有預(yù)期的，你必須確保完全的理解和明白他們的預(yù)期。記住客戶決定活動(dòng)是否成功。
溝通的關(guān)鍵是學(xué)習(xí)如何積極傾聽客戶的表達(dá)。傾聽不僅僅是指聽清客戶口中說(shuō)出的話，你需要用你的直覺和感知去理解客戶的肢體語(yǔ)言所流露出的線索。例如，如果你的客戶在討論活動(dòng)中需要一個(gè)樂(lè)隊(duì)時(shí)，眼睛一亮，那么你基本可以假定解決活動(dòng)中的娛樂(lè)對(duì)于他們來(lái)說(shuō)是當(dāng)務(wù)之急。
你也應(yīng)該注意傾聽客戶過(guò)分強(qiáng)調(diào)或避免談?wù)摰膬?nèi)容。你的客戶是否在一直強(qiáng)調(diào)預(yù)算的限制或當(dāng)你打開被邀請(qǐng)客人的名單時(shí)改變?cè)掝}?調(diào)查研究清楚所有的信息，以確保對(duì)于你客戶的愿望的理解是清楚無(wú)誤的。
在你的策劃過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)不斷地與你的客戶確認(rèn)，以確保你的方案仍然與客戶保持一致?；顒?dòng)策劃人并不會(huì)“讀心術(shù)”(盡管我們都想擁有這一技能)，你的客戶可能會(huì)隨時(shí)改變他們的想法,卻忘記讓你知道，因此在方案正式提出或?yàn)榛顒?dòng)項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)前，不斷的確認(rèn)以保證你仍然在朝著正確的方向前進(jìn)。
偷工減料
作為一個(gè)獨(dú)立的活動(dòng)策劃人，你的資源是有限的。在關(guān)鍵時(shí)刻你沒有團(tuán)隊(duì)依靠，一切都得靠自己，即使是你不喜歡的或者是超出你能力之外的事情。你可能會(huì)偷工減料，以避免那些你不喜歡甚至是不愿意的，但必須得警告你,會(huì)栽跟頭的。這里有一個(gè)例子：你有一個(gè)客戶對(duì)活動(dòng)的期望超過(guò)了他們的活動(dòng)預(yù)算。如果你是一個(gè)愛取悅?cè)说娜耍耗憧赡懿辉甘タ蛻艋虿辉钢苯用鞔_的提出你的意見。相反，你通過(guò)尋找可能的最低價(jià)格的供應(yīng)商來(lái)滿足預(yù)算的要求，最終的結(jié)果是：你花了大量的時(shí)間和精力去試圖找到便宜貨并犧牲了質(zhì)量和可靠性，以滿足一個(gè)不切實(shí)際的預(yù)算。
當(dāng)然面對(duì)失望或者令人不快，不是“有趣”的事，但是你老板，所有的責(zé)任(好的，壞的和其他)都必須承擔(dān)。因此從一開始就誠(chéng)實(shí)的面對(duì)你自己和客戶非常重要。如果一定要讓他們失望最好別在活動(dòng)當(dāng)天，最好的方式是在方案確定前的協(xié)商中讓客戶明白不切實(shí)際的預(yù)算帶來(lái)的結(jié)果。
“可憐”的活動(dòng)執(zhí)行
客戶支付費(fèi)用讓你來(lái)協(xié)調(diào)他們的活動(dòng),是因?yàn)樗麄儧]有時(shí)間，沒有能力自己完成。如果活動(dòng)順利完成，客戶會(huì)推薦你，他們的客人會(huì)記住你。然而，如果活動(dòng)沒有按計(jì)劃進(jìn)行，他們一定會(huì)告訴那些愿意聽他們?cè)愀獾慕?jīng)歷人。
一家名為TARP的行為研究公司進(jìn)行了一項(xiàng)關(guān)于口碑傳播的研究,發(fā)現(xiàn)一次消極的經(jīng)歷會(huì)像野火一樣蔓延。滿意的客戶會(huì)傾向于講述他們愉快的經(jīng)歷,而失望的客戶同樣也會(huì)講述，研究的結(jié)果是平均會(huì)跟12人講述!這12人又會(huì)分別再告訴6人。換句話說(shuō)，一次糟糕的經(jīng)歷會(huì)傳播到85人。
開始策劃活動(dòng)之前，你需要了解所涉及的所有內(nèi)容和任何可以使用的資源
你的客戶是否是一個(gè)“DIY王后”？她對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的裝飾細(xì)節(jié)有嚴(yán)格的要求。
有新娘方或家庭成員 以及商業(yè)活動(dòng)中客戶的團(tuán)隊(duì)愿意幫忙嗎?
他們能在多大程度上對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行方面帶來(lái)幫助，他們有什么特殊技能嗎?
在整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)該使用一張清單,并列出每個(gè)單項(xiàng)任務(wù)的完成期限。這將幫助你在活動(dòng)前繁忙的時(shí)間內(nèi)保持始終行進(jìn)在正軌上。安排并關(guān)注每一個(gè)細(xì)節(jié),無(wú)論它看起來(lái)是多么微不足道,因?yàn)樗鼈兪亲钊菀淄浀摹?br />
沖突事件
當(dāng)你感興趣的場(chǎng)地可能在同一天也會(huì)舉行其他的活動(dòng)時(shí)，你應(yīng)該問(wèn)問(wèn)誰(shuí)將和你共享場(chǎng)地，以確定是否會(huì)與你的活動(dòng)發(fā)生沖突。舉個(gè)例子，如果你將舉辦一場(chǎng)公司的商業(yè)活動(dòng)，你可能不愿意一個(gè)哈雷戴維森摩托車集會(huì)或兒童馬戲團(tuán)主題的活動(dòng)與你共享場(chǎng)地。
你還應(yīng)該找出誰(shuí)將負(fù)責(zé)解決活動(dòng)當(dāng)天噪音投訴。有了負(fù)責(zé)人的號(hào)碼，以防你有意想不到的吵鬧鄰居!
不可靠的供應(yīng)商
當(dāng)你還是一個(gè)新手時(shí)你肯定不會(huì)像有經(jīng)驗(yàn)的活動(dòng)策劃人那樣擁有良好關(guān)系的供應(yīng)商。這些關(guān)系（與他們的信任）需要花時(shí)間來(lái)構(gòu)建。最終，你會(huì)有一個(gè)聯(lián)系人列表將會(huì)填滿了那些與你共同工作的可靠供應(yīng)商。在那之前，你需要盡量做出最好的選擇!
為你正在進(jìn)行的活動(dòng)收集盡量多的供應(yīng)商信息。從報(bào)價(jià)開始，這樣你就可以比較服務(wù)和價(jià)格。要求對(duì)方提供客戶評(píng)價(jià)和推薦信，但不止于此——在線搜索評(píng)價(jià)也是很重要的。做出一個(gè)明智的決定將會(huì)增加你成功的機(jī)會(huì)。
選擇和預(yù)訂供應(yīng)商只是活動(dòng)成功的一半。最常見的一個(gè)新手容易犯的錯(cuò)誤是：活動(dòng)之前忘記與你的供應(yīng)商確認(rèn)。為了防止災(zāi)難的發(fā)生，與供應(yīng)商的后續(xù)跟進(jìn)至少應(yīng)該在活動(dòng)前48小時(shí)進(jìn)行，以確認(rèn)一切妥當(dāng)。必須確保他們擁有關(guān)于你的活動(dòng)的正確信息。誰(shuí)知道呢！——或許你預(yù)定的人可能已經(jīng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)了。
沒有后備方案
作為一個(gè)活動(dòng)策劃人，墨菲定律應(yīng)該永遠(yuǎn)伴隨你：“任何事情都可能出錯(cuò)，都將會(huì)出錯(cuò)。“在這個(gè)行業(yè)里所有的準(zhǔn)備和計(jì)劃并不能保證一個(gè)完美的活動(dòng)。你可以抱最好的希望，但你需要做最壞的打算。當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，有一個(gè)“B計(jì)劃”將可以拯救你的活動(dòng)!
在你的策劃方案中應(yīng)該有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的部分。確定活動(dòng)中可能出現(xiàn)的潛在風(fēng)險(xiǎn)以及提出你的應(yīng)急計(jì)劃。準(zhǔn)備一個(gè)緊急供應(yīng)商名單，在需要時(shí)可以迅速行動(dòng)起來(lái)，并可提供活動(dòng)方案中類似于你預(yù)定的產(chǎn)品/服務(wù)。比如確保你的活動(dòng)中會(huì)用到的司儀人員有兩個(gè)選擇，當(dāng)計(jì)劃中的MC生病或遲到，第二個(gè)能及時(shí)頂替。對(duì)于任何戶外活動(dòng)而言，應(yīng)該考慮一個(gè)室內(nèi)方案或者在預(yù)算內(nèi)的緊急帳篷預(yù)案。
我們希望這些可以在你成為一個(gè)活動(dòng)策劃人的道路上幫助你避免一些常見的錯(cuò)誤，當(dāng)你開始你的活動(dòng)策劃旅程時(shí)，記住這句話：“從別人的錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)，因?yàn)槟銦o(wú)法什么都親身經(jīng)歷一次”（Groucho Marx）
展望未來(lái)，隨著我國(guó)改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，活動(dòng)策劃行業(yè)的重要性將更為人們所熟知，我們期待更多優(yōu)秀的活動(dòng)策劃人引領(lǐng)活動(dòng)策劃行業(yè)走向更加專業(yè)化、品牌化的道路。
推薦閱讀：活動(dòng)策劃行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì) 做活動(dòng)策劃好嗎？
大家都看
地址：中國(guó)?廣州
郵箱：seven@ruiyang-ra.com
郵箱：seven@ruiyang-ra.com